Die Ausgangslage
In einem Coaching/Health-Team liefen Automatisierungs-Emails, Newsletter und YouTube-Videos über mehrere Köpfe, ohne eine gemeinsame Arbeitsbasis. UTM-Parameter wurden je Mail neu gesetzt und wichen voneinander ab. Short-Links für YouTube wechselten, ohne dass der Stand im CRM klar war.
Änderungen an bereits live laufenden Automatisierungen waren schwer nachzuvollziehen: neu versus geändert, und welcher Stand gerade live ist. Inhalte sollten sich vorbereiten lassen, ohne dass das ganze Team in ActiveCampaign arbeiten muss.
Das Vorgehen
Ich habe Airtable als gemeinsame Mail- und Content-Basis gebaut: UTM-Generator, YouTube-Workflow, Change-Tracker und Ansichten, die das Team bis zur Übergabe nach ActiveCampaign führen.
- UTM-Parameter zentral erzeugen, später vollautomatisch und leichter zu pflegen
- YouTube-Workflow mit Tags und Short-Links, abgestimmt im Team
- Change-Tracker: Neu versus Änderung, plus Live-Status für laufende Mails
- Selbst gebaute Ansichten für unfertige Mails, Wiedervorlage und Anleitungsvideos – dem Team übergeben, damit der Ablauf auch ohne mich weiterläuft
Das Ergebnis
- UTM-Parameter konsistent über Kampagnen und Kanäle
- Änderungen an Live-Mails nachvollziehbar (Neu, Änderung, Live-Status)
- YouTube-Inhalte und Short-Links im selben Flow wie die Emails
- Inhalte vorbereiten im Team – ohne dass jeder in ActiveCampaign arbeiten muss
Nicht drei getrennte Rituale, sondern ein Weg: Text, Tracking und Video-Links liegen in Airtable, bis sie in ActiveCampaign live gehen.